I mange offentlige forvaltninger foregår en stadig større del af kommunikationen i et fast format; enten i form af blanketter eller fortrykte svarskabeloner påført stregkode, eller via webbaserede formularer. I sådanne tilfælde kan journaliseringen ofte automatiseres ved at benytte præjournalisering - det vil sige et IT-system, som intelligent kan identificere den korrekte sag eller sagstype, baseret på et sæt af regler samt opslag i støttesystemer.
